АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ
«ХОЛМ-ЖИРКОВСКИЙ  РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ  ОБЛАСТИ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

от  18.09.2015  № 437

Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»  	

В соответствии с постановлением Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области от 20.11.2012 №693 «Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг» в новой редакции Администрация муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области

п о с т а н о в л я е т:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент предоставления Администрацией муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
 2. Считать утратившим силу постановление Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области от 01.09.2010 № 276      «Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
3. Контроль за исполнением данного постановления возложить на  Управляющего делами Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район»  (Е.Н. Каленова).
4. Опубликовать настоящее постановление на сайте Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.
	5. Настоящее постановление вступает в силу после дня подписания.

Глава Администрации 
муниципального образования 
"Холм - Жирковский    район"
Смоленской   области 				                            О.П.Макаров

                                         Утвержден
                                                                            постановлением Администрации
                                                                        муниципального образования
                                                                   «Холм-Жирковский район»
                                                         Смоленской области
                                                       от 18.09.2015 №437   
       
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области 
муниципальной услуги 
«Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий».
 
1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента предоставления архивным отделом Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области муниципальной услуги «Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»  в новой редакции (далее - Административный регламент).
Административный регламент разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги. Административный регламент определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области (далее - отдел) при оказании муниципальной услуги. 
1.2. Описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с федеральным и областным законодательством, муниципальными нормативными правовыми актами либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени  при взаимодействии с отделом, иными органами местного самоуправления и организациями при предоставлении муниципальной услуги. 
1.2.1. Получателями муниципальной услуги являются организации, включенные в Список источников комплектования муниципального архива (далее - организации-источники).
1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги.
1.3.1. Сведения о месте нахождения, графике работы, номерах контактных телефонов отдела, адресах официального сайта и электронной почты Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области (далее - Администрация).
Место нахождения отдела: д.8, ул. Героя Соколова, пгт. Холм-Жирковский, Смоленская область, 215650.
Режим работы отдела:
Понедельник: с 9 час. 00 мин. до 18 час.00 мин.
Вторник: с 9 час. 00 мин. до 18 час.00 мин.
Среда: с 9 час. 00 мин. до 18 час.00 мин.
Четверг: с 9 час. 00 мин. до 18 час.00 мин.
Пятница: с 9 час. 00 мин. до 18 час.00 мин.
Выходные дни: суббота и воскресенье.
Перерыв на обед с 13час. 00мин. до 14 час.00мин.
Справочный телефон: (481-39) 2-20-80.
Адрес официального сайта Администрации в сети Интернет: holm.admin-smolensk.ru, адрес электронной почты архивного отдела: holmarhiv@yandex.ru
1.3.2. Информация о месте нахождения и графике работы отдела размещается:
1) на Интернет-сайте Администрации: в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет);
2) на региональном портале государственных услуг.
1.3.3. Размещаемая информация содержит также:
1) извлечения из нормативных правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;
2) текст Административного регламента с приложениями;
3) блок-схему (приложение № 2 к Административному регламенту);
4) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
5) порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
6) порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых отделом в ходе предоставления муниципальной услуги.
1.3.4. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги доводится до представителей организаций начальником отдела при личном контакте, а также с использованием средств почтовой, телефонной связи, электронной почты.
1.3.5. Консультации по процедуре предоставления муниципальной услуги могут осуществляться сотрудниками отдела:
- в письменной форме на основании письменного обращения;
- при личном обращении;
- по телефону (481-39) 2-20-80;
- по электронной почте;
- посредством официального сайта Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.
Все консультации являются бесплатными.
1.3.6. Требования к форме и характеру взаимодействия сотрудников отдела с представителями организаций:
- консультации в письменной форме предоставляются сотрудниками отдела на основании письменного запроса представителя организации, в том числе поступившего в электронной форме, в течение 30 дней после получения указанного запроса;
- при консультировании по телефону сотрудник отдела представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат; 
- по завершении консультации сотрудник отдела должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые следует предпринять представителю организации;
- сотрудник отдела при ответе на телефонные звонки, письменные и электронные обращения представителей организаций  обязан в максимально вежливой и доступной форме предоставлять исчерпывающую информацию.
        
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу
            2.2.1. Муниципальная функция исполняется Отделом.
2.2.2. Местонахождение Отдела: 
- Почтовый адрес Отдела для направления обращений: ул. Героя Соколова, д.8, пгт. Холм-Жирковский, Смоленская обл., 215650.
- Тел. (8-481-39) 2-20-80;
- Электронный адрес в сети «Интернет»: holmarhiv@yandex.ru
          2.2.3. Режим работы отдела: 
          - понедельник – пятница с 09.00 до 18.00;
- перерыв на обед с 13.00 до 14.00;
- прием посетителей: понедельник – четверг с 09.00 до 17.30, пятница – не приемный день 
График работы Отдела по предоставлению муниципальной услуги:
Отдел предоставляет услугу во время приема посетителей

2.3. Конечный результат предоставления муниципальной услуги

          Отдел предоставляет услугу только на основании хранящихся в отделе документов. В случае отсутствия в Отделе необходимых документов пользователю даются рекомендации, куда он может обратиться для их поиска.
          Конечный результат предоставления муниципальной услуги – выдача пользователям  архивных справок, архивных выписок, архивных копий или писем об отсутствии документов или сведений.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги

2.4.1.  Муниципальная услуга предоставляется на основании письменных запросов юридических и физических лиц, заявлений, написанных непосредственно в отделе, заявок, присланных посредством почтовой и электронной связи.
2.4.2. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату Отдела (документы каких организаций, учреждений и предприятий хранятся в Отделе) – не более 15 дней с момента регистрации запроса.
2.4.3. В случае необходимости эти сроки могут быть продлены с разрешения Главы Администрации, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением пользователя.
2.4.4. Запрос,  не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.

2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги

Предоставление  муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:  
           - Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, №   43, ст.  4169; 2006, №  50, ст.  5280); 
          - Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, №   19, ст.  2060);
- Федеральным законом от 27 июля 2010  №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; 
          - Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 №  19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №   20, 14.05.2007); 
          - Приказом   Министерства   юстиции   Российской   Федерации  от 14.12.2006 №   363 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу" (зарегистрирован в Министерстве   юстиции    Российской   Федерации    29.12.2006, регистрационный № 8718, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, №   11, 12.03.2007);
- Положением об архивном отделе Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области, утвержденном постановлением Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.

2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления 
муниципальной услуги

          2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос или запрос пользователя по электронной почте в адрес Отдела.          2.6.2. В запросе указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, год и место его рождения, почтовый и (или) электронный адрес, гражданство, а также, в зависимости от содержания запроса, другие сведения, необходимые для его исполнения:
- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, дата поступления для обучения и дата его окончания;
- о стаже работы - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, период работы, должность;
-  о  заработной плате для назначения пенсии,  социальных  льгот  –  сведения  о ведомственной подчиненности и адрес органа, организации, период работы, должность;
- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, наименование органа, решением которого произведено награждение, место работы в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;
- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
К запросу могут быть приложены ксерокопии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
2.6.3. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия пользователя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
          Основанием для отказа в приеме запроса (заявления) для предоставления муниципальной услуги является отсутствие в запросе необходимых сведений, либо документов для исполнения запроса:
        - фамилии, имени, отчества (при наличии) пользователя;
        - почтового и (или) электронного адреса пользователя;
        - темы (вопроса) запроса;
        - хронологии запрашиваемой информации;
        -документов, подтверждающих полномочия для истребования сведений, содержащих персональные данные.
2.8. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1. Отсутствие у пользователя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия.
2.8.2.	Если запрос не поддается  прочтению, ответ на обращение  не дается, о чем в течение 7 дней со дня его регистрации сообщается пользователю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
2.8.3.	Если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашений сведений, носящих конфиденциальный характер.
2.8.4.	Если в запросе гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу и в запросе не приводятся новые доводы и обстоятельства.   

2.9. Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги

Поступившие запросы исполняются Отделом бесплатно.

2.10.	Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
          
          Максимальный срок ожидания при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и получении архивной справки, архивной выписки, архивной копии, письма об отсутствии документов или сведений при обращении пользователя лично не может превышать 15 минут.
        
2.11. Срок регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги

          Поступившие в отдел письменные запросы (заявления) регистрируются в специальном журнале в течение трех дней с момента получения.  

2.12.	Требования к помещениям, в которых предоставляются муниципальные услуги  
          2.12.1. Помещения ожидания и приема пользователей  должны  быть оборудованы  противопожарной  системой  и средствами порошкового пожаротушения.
          2.12.2. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудованы системой охраны.          
          2.12.3. Помещения ожидания и приема пользователей должны быть оборудовано стульями (диванами, креслами) и столами (стойками) для возможности оформления документов.
          2.12.4. В помещениях ожидания и приема пользователей должно быть естественное и искусственное освещение; окна должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа жалюзи (занавесей). 

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

Муниципальная услуга доступна физическим и юридическим лицам. 

2.14. Иные требования к предоставлению муниципальной услуги

Пользователям подлинные архивные документы не направляются. Вместо подлинников высылаются архивные справки, архивные выписки или архивные копии истребуемых документов.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Информирование о муниципальной услуге

3.1.1. Информация по вопросам предоставления муниципальной услуги может    предоставляться    сотрудниками отдела:
          - по телефону; 
          - по письменным обращениям; 
          - при личном обращении;
          - посредством официального сайта  Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области – holm.admin-smolensk.ru.   
3.1.2. При ответах  на телефонные звонки граждан по  вопросу  получения
муниципальной услуги сотрудники Отдела  обязаны: 
- подробно, в корректной форме информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги, стараясь избегать конфликтных ситуаций. 
3.1.3. Прием граждан осуществляется начальником Отдела (другими специалистами отдела) во время, предусмотренное режимом работы Отдела для приема посетителей. 

3.2. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги

          3.2.1. Предоставление муниципальной услуги  включает в себя следующие административные процедуры:          
- прием письменных запросов пользователей;
- регистрация и учет обращений по установленной форме;
- рассмотрение запросов;
- продление или сокращение сроков исполнения запросов;
- подготовка ответов по существу поставленных вопросов;
          - отправка пользователям ответов и архивных справок, архивных выписок, архивных копий.
         3.2.2. Прием письменных запросов пользователей.
 3.2.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление письменного запроса юридического или физического лица. 
3.2.2.2. Запрос может быть оформлен на соответствующем бланке (приложение №1) пользователем в Отделе, доставлен в Отдел непосредственно гражданином, либо его представителем, почтовым отправлением, по телеграфу, информационным системам общего пользования.
3.2.2.3. Запросы рассматриваются начальником Отдела, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в специальном журнале.
3.2.2.4. Повторные запросы регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом под штампом делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего запроса. При исполнении повторного запроса Отдел проверяет соответствие сведений, включенных в архивную справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их повторно в выдаваемую архивную справку.
3.2.2.5. Запрос,  не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где могут храниться необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или заявителю дается рекомендация, куда обратиться за получением запрашиваемых сведений.
3.2.2.6. При поступлении в Отдел Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.2.3. Тематические запросы государственных органов или органов местного самоуправления, связанные с исполнением ими своих функций, Отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки, либо в сроки, согласованные с органом, оформившим запрос.
3.2.4. При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого Отделом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.2.5.	Генеалогический запрос пользователя Отдел исполняет как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.
3.2.6. Исполнение запроса предусматривает поиск информации в архивных документах,  составление архивной справки и архивной выписки, снятие архивных копий с архивных документов.
Описание последовательности действий отражено в Блок-схеме последовательности действий (Приложение № 2 к настоящему Регламенту).
3.3. Подготовка ответов пользователям
          3.3.1. Подготовку ответов пользователям  начальник Отдела осуществляет  в течение 30 дней со дня регистрации запроса (заявления) по материалам, хранящимся в отделе. Ответ может быть подготовлен в виде:
          - письменного уведомления пользователя о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию, в которых могут храниться документы, содержащие необходимые для оформления справки, выписки, копии, сведения; 
          - письменного уведомления пользователя о необходимости представления дополнительных сведений для исполнения запроса;
          - архивных справок, архивных выписок, архивных копий;
          - письменного уведомления  об  отсутствии  запрашиваемых  сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ или справку. 
3.4. Отправка пользователям ответов, архивных справок, архивных выписок и архивных копий
3.4.1 Ответ на запрос   пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.4.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в Отдел выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справок, выписки, копии расписывается в бланке заявления, либо (в случае оформления запроса в произвольной форме) на втором экземпляре справки, выписки, копии с проставлением даты.
3.4.3. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы граждан Российской Федерации высылаются по почте простым письмом.
3.4.4. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.
3.4.5. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, направляемая в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - апостиля. Апостиль не проставляется на документах, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
        3.4.6. Отправка архивных справок, архивных выписок и архивных копий заявителям, проживающим за рубежом, за исключением государств-участников СНГ, осуществляется централизованно через Консульский департамент МИД России (1-й Неопалимовский переулок, дом 12, город Москва, 119200).
       3.4.7. Проставление апостиля осуществляется в соответствии с Административным регламентом предоставления Департаментом Смоленской области по культуре государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства».
3.4.8. Копии зарегистрированных и отправленных документов, имеющих все необходимые реквизиты и приложения, хранятся в Отделе 5 лет.

4. Формы контроля исполнения административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными лицами отдела положений настоящего Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами.
4.1.2. Общий контроль за исполнением настоящего Административного регламента осуществляется управляющим делами Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской. 
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги.
4.2.1. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых и годовых планов работы Администрации) и внеплановыми.
4.2.2. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения представителя организации с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги ответственными лицами, муниципальными служащими.
4.2.3. Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется в ходе проведения проверок в соответствии с графиком проведения проверок, утвержденным Главой муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области.
4.2.4. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.2.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным и областным законодательством.
4.3. Ответственность начальника отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления муниципальной услуги.
4.3.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за несоблюдение сроков и последовательности совершения административных действий. Персональная ответственность сотрудников отдела закрепляется в их должностных инструкциях.
4.3.2. В случае выявления нарушений виновное лицо привлекается к ответственности в порядке, установленном федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами Администрации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений 
и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, 
а также ответственного лица и муниципальных служащих

5.1. Порядок подачи жалоб.
5.1.1. Жалоба подается в архивный отдел Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области заявителем либо его представителем в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя либо его представителя, или в электронном виде.
5.1.2. В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий личность. 
5.1.3. В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, представляется документ, удостоверяющий личность представителя заявителя, а также документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:
1) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);
2) оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);
3) копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
5.1.4. Прием жалоб в письменной форме осуществляется архивным отделом, предоставляющем муниципальные услуги, в месте предоставления муниципальной услуги (в месте, где заявитель подавал запрос на получение муниципальной услуги, нарушение порядка предоставления которой обжалуется, либо в месте, где заявителем получен результат указанной муниципальной услуги).
Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.
5.1.5. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем посредством официального сайта Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области, в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. 
5.2. Порядок рассмотрения жалоб.
5.2.1. Жалоба, порядок предоставления которой был нарушен вследствие решений и действий (бездействия) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, его должностного лица либо муниципального служащего, рассматривается начальником архивного отдела Администрации муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области (далее - начальник отдела). 
Жалобы на решения, принятые начальником отдела, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в Администрацию муниципального образования «Холм-Жирковский район» Смоленской области, в соответствии с настоящим Административным регламентом.
5.2.2. В случае если жалоба подана заявителем в орган, в компетенцию которого не входит принятие решения по жалобе в соответствии с требованиями пункта 5.2.1 настоящего Административного регламента, указанный орган в течение 3 рабочих дней со дня ее регистрации направляет жалобу начальнику отдела и в письменной форме информирует заявителя о перенаправлении жалобы.
При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в архивном отделе.
5.2.3. Жалоба подлежит рассмотрению начальником отдела в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа начальником отдела в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.2.4. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:
1) об удовлетворении жалобы, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивным отделом опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальную услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области;
2) об отказе в удовлетворении жалобы.
5.2.5. Начальник отдела отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
1) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
2) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном федеральным законодательством;
3) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Положения в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
5.2.6. При удовлетворении жалобы начальник отдела принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено федеральным законодательством.
5.2.7. Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме.
5.2.8. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, наделенного полномочиями по рассмотрению жалобы, принявшего решение по жалобе;
2) номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решения или действия (бездействие) которого обжалуются;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;
4) основания для принятия решения по жалобе;
5) принятое по жалобе решение;
6) в случае, если жалоба признана обоснованной, - сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;
7) сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.
5.2.9. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается начальником отдела.
5.2.10. По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме электронного документа, подписанного электронной подписью начальником отдела.
5.2.11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления начальник отдела незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

	Приложение № 1
 к Административному регламенту	

	

_____________________________
       название архивного отдела

Анкета - заявление
для наведения архивной справки по документам

1.Фамилия, имя, отчество (и все изменения их), год и месяц рождения лица, о котором запрашивается архивная справка		

		
2. Фамилия, имя, отчество лица запрашивающего архивную справку и отношение к лицу, о котором запрашивается справка (для лиц, запрашивающих справку о других лицах). Адрес и номер телефона заявителя		

		

		

		
3. Куда и для какой цели запрашивается архивная справка		

4. О чём запрашивается архивная справка (полное название вопроса)		

		

		
Наименования организации	Начало работы	Конец работы	Должность, звание	

				

__________________________________________
        подпись заявителя, расшифровка подписи
«_____»________________ 201__г.

Приложение № 2
 к Административному регламенту

Блок-схема
предоставления муниципальной услуги 
«Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий»

Начало предоставления муниципальной услуги:
поступление запроса заявителя в архивный отдел

 

Регистрация запроса - в день поступления заявления 

Анализ тематики запроса. 
Принятие решения о возможности исполнения запроса

да

нет

                                                     

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений или о невозможности исполнения запроса

Исполнение запроса

                                                                                                   

Оформление архивной справки

 

Отправка архивной справки

                                             

Предоставление муниципальной услуги завершено